INTRODUCTION

Le Tribunal administratif de déontologie policière (Tribunal) se soucie de toutes les questions relatives à la confidentialité de l’information.

Cette politique vise à vous informer de nos pratiques à l’égard des renseignements personnels que nous recueillons par un moyen technologique. Vous êtes donc invités à lire attentivement cette politique.

PORTÉE DE LA POLITIQUE

Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[1] (Loi). Les règles décrites dans celle-ci vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique si vous nous contactez par courriel, si nous devons vous notifier un document, si vous utilisez l’un de nos formulaires ou répondez à notre sondage.

Les renseignements enregistrés à ces occasions sont recueillis en toute confidentialité et dans le seul but de faciliter vos démarches auprès du Tribunal.

Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées ci-dessous et plus amplement décrites dans les sections correspondantes.

Nous considérons comme un renseignement personnel tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement. Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Veuillez donc nous informer s’il y a un changement à nous écrivant à l’adresse suivante : comite.deontologie@msp.gouv.qc.ca.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou partagé avec d’autres utilisateurs, assurez-vous, avant de terminer votre session, d’effacer les traces de votre navigation dans l’historique.

Notre politique de gouvernance et de gestion de vos renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques.

UTILISATION DE FICHIERS DE TÉMOINS (COOKIES) SUR NOTRE SITE WEB

Le Tribunal tient à vous informer que :

-        aucun témoin (cookie) permanent n’est placé sur les disques durs des ordinateurs des visiteurs;

-        les témoins temporaires, occasionnellement utilisés, ne servent pas à recueillir des renseignements personnels à votre sujet, mais facilitent plutôt votre navigation sur notre site Web.

Vous pouvez à tout moment :

-       supprimer les fichiers témoins;

-       paramétrer votre navigateur pour qu’il les bloque.

Toutefois, ces actions risquent de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site.

De même, les renseignements personnels transmis automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas d’établir votre identité. Ils ne sont recueillis qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

UTILISATION DE GOOGLE ANALYTICS

Nous utilisons Google Analytics sur notre site Web. À l’aide des témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant votre navigation sur notre site, lesquels sont conservés sur des serveurs situés, notamment, aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue utilisée, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique font partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée afin de s’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP empêche votre identification.

Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports de navigation sur ce site, ce qui permet au gouvernement d’améliorer sa prestation électronique de service. Si vous le désirez, vous pouvez empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à votre navigation en installant, sur votre ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

INFORMATION TRANSMISE AUTOMATIQUEMENT

Vous devez savoir que, dès que vous accédez au site du Tribunal, même sans intervention de votre part, des informations sont transmises automatiquement entre votre ordinateur et le serveur du site Web du Tribunal, lequel est hébergé au ministère de la Sécurité publique. Ces informations ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Les informations échangées sont les suivantes :

-        votre adresse IP[2];

-        le type de navigateur;

-        les pages que vous visitez;

-        la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;

-        l’adresse du site réfèrent lorsque vous accédez au site du Tribunal à partir d’un autre site Web.

Cet échange d’information est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible à l’équipement informatique que vous utilisez.

Le ministère de la Sécurité publique conserve ces données que pour comptabiliser :

-        le nombre de visites;

-        les pages les plus fréquentées;

-        la technologie utilisée par les visiteurs;

-        les sites référents;

-        le pays d’origine des visiteurs.

RENSEIGNEMENTS TRANSMIS

PAR COURRIEL

Les utilisateurs de ce site peuvent communiquer par courriel avec le Tribunal. Le personnel traite ces messages électroniques avec le même souci de confidentialité que pour la correspondance papier.

Nous vous rappelons que, la plupart du temps, vous ne devez pas acheminer de renseignements personnels que vous considérez sensibles lorsque vous communiquez avec nous par courriel.

Lorsqu’ils sont requis, vos renseignements personnels sont utilisés pour traiter votre demande. Le Tribunal transmettra ces renseignements à un autre organisme gouvernemental seulement si votre requête s’adresse à celui-ci. Lorsque c’est le cas, vos données seront conservées afin que le Tribunal ou l’organisme puisse en assurer le suivi. Ces renseignements seront gardés de façon sécuritaire, le temps nécessaire pour donner suite à votre demande. Ils seront ensuite détruits après leurs délais de conservation.

PAR TÉLÉPHONE

Lorsque vous nous appelez, nous pouvons recueillir certains renseignements personnels pour nous assurer de respecter certains engagements et obligations.

SERVICES EN LIGNE (Formulaires)

Lorsque vous utilisez les services en ligne, nous devons parfois nous assurer de votre identité en vous demandant certains renseignements personnels afin que vous puissiez bénéficier des services offerts. Ces renseignements permettent, notamment, au Tribunal de :

-        vérifier votre identité lorsque vous communiquez avec lui ou lorsqu’un membre de son personnel communique avec vous;

-        accéder à votre dossier pour traiter votre demande en ayant en main les bons renseignements;

-        garantir la confidentialité de vos renseignements.

Ces renseignements sont conservés conformément à la Loi. Comment limiter la collecte? Vous décidez des documents que vous nous transmettez. Les formulaires déposés sont de nature variée, et peuvent contenir des renseignements personnels sur vous ou sur d’autres personnes. Une fois transmis, certains formulaires (et les renseignements personnels qu’ils contiennent, s’il y en a) peuvent être accessibles au public (voir la section activités juridictionnelles).

Que vous choisissiez de nous transmettre de l’information par courriel ou en remplissant un formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour répondre ou traiter votre demande.

ACTIVITÉS JURIDICTIONNELLES

Nonobstant ce qui précède, les renseignements personnels transmis ou obtenus (via courriel, formulaire, téléphone, en audience ou autrement.) par le Tribunal dans le cadre de ses activités juridictionnelles ne sont pas confidentiels et deviennent des renseignements personnels à caractère public. Leur confidentialité ne peut être assurée que si le Tribunal siège à huis clos ou s’ils sont visés par une ordonnance. Nous vous invitons à discuter avec les procureurs, si vous souhaitez préserver certains de vos renseignements personnels.

Les audiences sont enregistrées afin de respecter nos obligations légales.

Les dossiers sont détruits selon nos règles de conservation.

Lorsqu’un tiers, comme votre procureur ou votre représentant, nous transmet des renseignements personnels vous concernant, nous présumons qu’il a obtenu votre consentement.

DEMANDES D’ACCÈS À L’INFORMATION

Si vous faites une demande d’accès, nous pouvons vous partager des documents pour répondre à votre demande. Il est possible que nous vous envoyions alors un lien sécurisé et un mot de passe par courriel. Par mesure de sécurité, ce lien peut expirer après un certain temps. Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour l’envoi des documents, confirmer que vous les avez consultés et ainsi répondre à votre demande.

Pour limiter la collecte, vous pouvez nous demander de vous envoyer les documents par courrier (certains frais pourraient alors être exigibles). Nous aurons alors besoin de votre adresse postale.

CONFIRMATION DE TRANSMISSION

Il est possible que nous utilisions votre adresse courriel ou postale pour l’envoi de documents, pour confirmer que vous les avez consultés et ainsi répondre, notamment, à nos obligations légales.

SONDAGE

Notre sondage de satisfaction est anonyme. Si vous nous laissez un commentaire en indiquant un renseignement personnel, tel que vos coordonnées, pour un retour de notre part, ce renseignement ne sera utilisé qu’aux fins demandées.

Vous êtes libre d’accepter ou de refuser de répondre à un sondage.

EMPLOI

Si vous postulez un emploi, stage ou autre poste, c’est le ministère de la Sécurité publique qui recueillera vos renseignements personnels nécessaires et nous transmettra les candidatures admissibles pour que nous puissions vous contacter. 

Les renseignements personnels suivants sont recueillis :

-        votre curriculum vitae, lettre de motivation, adresse courriel, adresse postale, numéros de téléphone pour vous joindre, relevés de notes, vérifications de références après consentement de votre part, date de naissance, 3 derniers chiffres du numéro d’assurance sociale, information sur l’accès à l’égalité à l’emploi, scolarité, expériences de travail et toutes autres informations nécessaires.

CONSENTEMEMENT

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans un but précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ce but. Nous conserverons vos renseignements selon nos obligations de conservation. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer un renseignement personnel à d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf si une loi nous le permet.

Vous pouvez demander de retirer votre consentement. Le traitement de votre demande dépendra de la situation visée :

-        Nous ne pourrons peut-être plus répondre ou vous offrir un service;

Votre consentement ne peut pas être retiré, notamment :

-        Dans un dossier juridictionnel;

-        Si vos renseignements personnels sont nécessaires et obligatoires (par exemple pour la notification).

PROTECTION

Seuls les membres de notre personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Les rôles et responsabilités sont décrits dans nos règles de gouvernances.

ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS ET LES CORRIGER

Vous avez des droits concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez y accéder, les faire corriger ou les mettre à jour.

Vous devez nous envoyer une demande écrite au : comite.deontologie@msp.gouv.qc.ca à l’attention de la responsable dont les coordonnées sont ci-bas.

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Notre site propose des liens vers des sites externes. Si vous visitez ces autres sites, c’est alors leur politique de confidentialité qui s’applique. Ces liens n’engagent pas la responsabilité du Tribunal et n’indiquent pas qu’il approuve le contenu de ceux-ci.

Lorsque vous quittez le site Web du Tribunal, les renseignements échangés ne sont plus assujettis à notre politique de confidentialité.

POUR PLUS D’INFORMATION

Pour obtenir plus d’information sur la politique de confidentialité du Tribunal, ou pour soumettre un commentaire ou une plainte relativement à une insatisfaction en lien avec la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :

M^e Carole Beaulieu

Secrétaire générale

2525, boulevard Laurier, bureau A-200, 2^e étage

Québec (Québec) G1V 4Z6

comite.deontologie@msp.gouv.qc.ca

RÉVISION DE LA POLITIQUE

Le Tribunal se réserve le droit de modifier cette politique si nécessaire. Elle vous avisera de tous les changements importants en publiant un avis qui en fera état sur son site Web.

Les changements sont en vigueur à la date de mise à jour indiquée : 20 septembre 2023.